Adesione al SGQ
Il Centro per la Qualità di Ateneo (CQA) per volontà del Rettore è il riferimento per la confluenza di tutte le iniziative presenti in Ateneo riguardanti le tematiche della qualità nonché l’unico Centro di coordinamento per le certificazioni volontarie ISO 9001 e l’accreditamento 17025 delle attività di prova e taratura.
Il CQA ha creato un Sistema di Gestione per la Qualità di Ateneo certificato secondo la Norma internazionale UNI EN ISO 9001:2015.
Il CQA è il capofila di un Sistema di Gestione per la Qualità multisito certificato per i seguenti processi “realizzazione di servizi di consulenza per attività di didattica, ricerca e terza missione”.
Qualunque Struttura dell’Università Federico II può richiedere di aderire, in forma volontaristica, al Sistema di Gestione per la Qualità certificato (SGQ).
Chi può aderire
Strutture interne all’Ateneo quali: Dipartimenti, Strutture per la ricerca, Laboratori, Centri di Servizio, Ripartizioni, Corsi di Studio, Unità Operative, gruppi di ricerca,.... chiunque decida di farlo.
Perché aderire: quali vantaggi?
L’adesione al SGQ certificato di Ateneo, comporta concreti vantaggi per la partecipazione a progetti europei ed accesso a finanziamenti e fondi ed inoltre vantaggi per:
- L’ottimizzazione dell’organizzazione interna
- L’aumento dell’efficacia
- La migliore comunicazione delle conoscenze
- La regolarità di funzionamento nelle fasi di avvicendamento del personale
- Le strategie pianificate e basate su dati di fatto
- I rapporti con clienti e fornitori meno conflittuali
- L’aumento di visibilità e capacità di attrazione del cliente
- Dimezzare i costi di Fideiussione necessari all'adesione di importanti bandi di gara, appalti e commesse.
Quanto dura la certificazione
La certificazione ha durata triennale.
I certificati ottenuti da tutte le Strutture dell’Ateneo riportano la data di emissione e di scadenza della certificazione del CQA che rappresenta il capofila del Sistema di Gestione per la Qualità certificato multisito dell’Università Federico II.
Il percorso da seguire
1) ADERIRE AL SGA CERTIFICATO DI ATENEO MEDIANTE FORMALE ACCORDO CON IL CQA
La struttura che voglia aderire al SGQ di Ateneo, deve sottoscrivere un “Accordo” per l’implementazione e la sorveglianza di un Sistema di Gestione per la Qualità certificato conforme ai requisiti della Norma UNI EN ISO 9001:2015 ed inviarlo al CQA via protocollo informatico utilizzando la modulistica fornita dal Centro Qualità .
2) STABILIRE IL CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ
La struttura deve stabilire quale processo intende certificare. L’attività da certificare può anche essere parte di un processo più articolato; per esempio si può pensare di certificare una sola prova che si svolge all’interno di un laboratorio dove si effettuano molte prove; oppure è pensabile certificare un’attività che viene effettuata in più laboratori etc.
3) DEFINIRE RESPONSABILITÀ E RISORSE
Stabilito il campo di applicazione del SGQ occorre definire le responsabilità (con un organigramma per esempio) e le risorse umane e materiali disponibili.
Fondamentale per la riuscita del progetto di certificazione è individuare un Responsabile Qualità che farà da interfaccia tra la struttura certificanda ed il CQA.
4) RECEPIRE IL MANUALE QUALITÀ DI ATENEO E CONDIVIDERNE LA POLITICA PER LA QUALITÀ
Il Magnifico Rettore sottoscrive una Politica per la Qualità e, per aderire al Sistema di Gestione per la Qualità certificato di Ateneo, occorre condividere la politica del Rettore e riconoscere il Manuale Qualità come documento di riferimento per l’organizzazione della certificazione.
5) SCEGLIERE LA DOCUMENTAZIONE
Ogni struttura può utilizzare la documentazione che ritenga più adatta per dimostrare l’applicazione dei principi della Norma ISO 9001. Gli unici documenti che dovrà necessariamente creare sono un addendum al MQ di Ateneo in (Appendice al MQ di Ateneo) e l’Allegato 1 all’Appendice al MQ di Ateneo dove viene esplicitato il contesto, individuati i rischi e le strategie per contenerli. La struttura che aderisca al SGQ potrà recepire le linee guida del CQA ed applicarle o, in alternativa, stilare delle procedure gestionali che sostituiscano le linee guida; tali procedure dovranno comunque essere condivise con il CQA.
6) REDIGERE PROCEDURE GESTIONALI E/O OPERATIVE SPECIFICHE
Ogni struttura dovrà redigere proprie procedure operative/tecniche.
7) STABILIRE DEGLI OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO
La Qualità prevede il miglioramento continuo per cui le Strutture dovranno stabilire obiettivi di miglioramento e pianificarli, riesaminarli e misurali con appositi indicatori. Alla fine di ogni anno, in sede di Riesame di Direzione, verranno discussi gli obiettivi raggiunti e stabiliti dei nuovi.
8) MISURARE GLI INDICATORI
Ogni attività deve essere monitorata e misurata al fine del miglioramento continuo; per tale motivo, bisogna stabilire degli indicatori da misurare ad intervalli stabiliti.
9) ATTUARE ALMENO UN AUDIT INTERNO
Per poter pianificare l’audit di certificazione, la struttura deve aver fatto e registrato almeno un audit interno.
Gli audit interni sono sempre concordati con la struttura aderente e realizzati da ispettori qualificati del CQA e dal RQ (Responsabile Qualità) della Struttura.
10) RIESAME DI DIREZIONE
Ciascuna Struttura dovrà fare almeno un Riesame della Direzione a cui parteciperanno il responsabile della struttura, il responsabile qualità e tutto il personale che la Direzione riterrà opportuno coinvolgere.
Il Riesame va verbalizzato ed inviato al CQA che lo inserirà nel Riesame generale del SGQ di Ateneo
11) DOCUMENTARE OGNI FASE DEL PERCORSO
Il Sistema Qualità è un sistema documentato cioè ogni passaggio ritenuto “critico” deve essere registrato in appositi documenti di registrazione o in un qualsiasi altro modo, purché ne venga data evidenza oggettiva.
I costi
Le strutture aderenti al SGQ certificato di Ateneo, dovranno sostenere il solo costo dell’Ente di certificazione che potrà variare a seconda del contratto stipulato ogni triennio con il CQA. Per raggiungere la certificazione infatti, occorre sostenere ogni anno un audit da parte di un Ente di certificazione accreditato da ACCREDIA, Ente Unico nazionale di accreditamento designato dal governo italiano. Il SGQ di Ateneo ha un proprio Ente di certificazione che potrebbe variare ogni triennio e stabilisce con esso un accordo quadro in cui è previsto il rinnovo della certificazione e la sorveglianza del Sistema di Gestione per il CQA e per tutte le Strutture aderenti al Sistema Qualità certificato di Ateneo. Il Sistema Qualità certificato dell’Università Federico II è un Sistema multisito e tutti i certificati ottenuti da ciascuna Struttura, sono parte indipendente ma integrante del certificato di Ateneo intestato al CQA e vincolato ad esso anche per quel che concerne le date di emissione e di scadenza.
Cosa offre il CQA
Il CQA s’impegna a fornire a tutte le strutture che richiedano formalmente l’adesione al Sistema di Gestione per la Qualità di Ateneo, la documentazione predisposta ad hoc, il supporto dei consulenti del CQA durante l’iter certificativo, l’esecuzione degli audit interni e la realizzazione di corsi di formazioni gratuiti in tema di qualità.